contexto

ciculo pequeño dentro de un circulo grande

En la Municipalidad de Vitacura, el área de compras a cargo del «Departamento de Adquisiciones y Abastecimiento» gestiona los requerimientos de adquisición de productos o servicios, a través de formulario físico de nombre Pedido de Términos de Referencia (PTR). Este proceso de adquisiciones enfrenta desafíos sustanciales en el caso de las compras públicas menores a 100 UTM relacionados con la eficiencia, transparencia y trazabilidad en la contratación de proveedores. Asimismo, existen problemas de estandarización, ya que se encuentra disponible en www.mercadopublico.cl un formulario digital para generar procesos de compras públicas de este tipo (L1) que en la actualidad no está siendo utilizado, justificado en que no agrega valor en la trazabilidad de la información.

El proceso de adquisiciones en la Municipalidad de Vitacura, para el caso de las compras públicas menores a 100 UTM, involucra la solicitud (PTR), validación, generar proceso (MP), evaluación de ofertas, revisión financiera, aprobación, adjudicación y generación de orden de compra, con la participación de ocho actores de cuatro unidades municipales. Sin embargo, el proceso al ejecutarse con documentos físicos presenta una ruta poco eficiente y con tiempos prolongados, por lo que las partes interesadas carecen de información respecto al estado de las solicitudes, la priorización de requerimientos y la asignación presupuestaria. Además, se observa un excesivo uso de papel, que, aunque genera confianza en las partes involucradas que deben realizar aprobaciones, se presenta como una oportunidad de mejora.

Con el objetivo de superar los desafíos actuales, la Municipalidad de Vitacura busca una solución innovadora apoyada en tecnologías de la información que permitan a todas las áreas involucradas conocer en tiempo real en qué parte del proceso está avanzando la solicitud de compra. Además, se busca la posibilidad de realizar aprobaciones del proceso de manera confiable y oportuna, atendiendo sobre todo a la descentralización de la información; a través de la parametrización de los distintos requerimientos correspondiente a la información ingresada por el solicitante y cotizador, así como la capacidad potencial de incorporar la factibilidad presupuestaria previamente al proceso de adjudicación, proporcionando claridad y eficiencia al proceso de compras menores de Vitacura.

Preguntas secundarias

¿Cómo podrían las partes involucradas en el proceso de compra y adquisiciones, específicamente para el caso de las licitaciones menores a 100 UTM, obtener un mecanismo que aprenda y permita parametrizar la información que maneja el requirente y el cotizador para generar licitaciones más eficientes?
¿Cómo podrían todas las áreas involucradas en el proceso de compra y adquisiciones obtener información en tiempo real sobre la fase actual de la solicitud, garantizando la estandarización de la información y los tiempos de respuesta?
¿Cómo se puede garantizar que las aprobaciones de proceso por cada actor involucrado sean realizadas de manera confiable y oportuna?
¿Cómo se podrían mantener actualizados y estandarizados los formatos municipales con los de Mercado Público para agilizar el proceso de contratación, específicamente en el caso de las compras pública menores a 100 UTM?
¿Cómo se podría implementar una solución digital intuitiva que permita simplificar el proceso de solicitud y adquisición de compras menores a 100 UTM, así como crear solicitudes de compra, con la generación automática de toda la documentación necesaria, incluyendo la licitación pública?

Beneficios para la startup GovTech

El ganador realizará un piloto pago de tres o cuatro meses.

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Objetivos

Documentar en un flujograma el 100% de las actividades y tareas necesarias para desarrollar el proceso de compras menores a 100 UTM.

Identificar las actividades críticas del proceso y desarrollar controles para cada una de estas, con foco en la automatización.

Evaluar tiempos extras promedio que se generen en el proceso de adquisiciones de los distintos mecanismos y modalidades de compras menores a 100 UTM.

Crear solicitudes de compra, con la generación automática de toda la documentación necesaria para al publicación de la licitación en mercado público, considerando el entorno y requisitos que contiene la normativa vigente.

Documentar toda la información, controles, autorizaciones e información consolidada sobre las contrataciones de servicio, para la toma de decisiones basadas en evidencia.

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¿Qué buscamos?

Buscamos identificar empresas emergentes de base tecnológica que puedan dar respuesta a los retos planteados por las administraciones públicas.
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Aquí se incluyen posibles aspectos esperados, sin embargo, los candidatos tienen libertad de proponer la solución adoptando cuantos aspectos consideren pertinentes. Lo anterior, siempre y cuando se encuentre alineado con el reto.

Participa

Aspectos a tener en cuenta:

Facilitar el rastreo del avance del PTR de compras menores a 100 UTM para todas las áreas involucradas en el proceso.
Posibilitar aprobaciones de proceso por parte de cada actor involucrado de manera fiable y oportuna.
Normalizar los tiempos de respuesta para mejorar la consistencia del proceso.
Simplificar el análisis de criterios de selección de proveedores, especialmente entre áreas técnicas y cotizadores, para una evaluación más eficiente.

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Requisitos de contratación

BENEFICIOS

1. Posibilidad de realizar un piloto de 3 a 4 meses financiado por la municipalidad: La financiación de los pilotos será gestionada y contratada directamente por las municipalidades, utilizando mecanismos de compra avalados por el marco normativo que le es aplicable. Los recursos y procesos de contratación serán determinados por cada administración en función de sus necesidades específicas. La posibilidad de escalar las soluciones dentro de la organización dependerá de las decisiones de cada municipalidad.
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2. Integración en el catálogo regional de soluciones GovTech: Las startups seleccionadas se integrarán en una base de datos administrada por BID Lab e IE University, lo que les permitirá ser consideradas para futuras convocatorias y eventos en la región.
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3. Visibilidad y Promoción: GovTech LATAM documentará cada piloto realizado como un caso GovTech y lo difundirá a través de sus canales de comunicación digital. Además, se invitará a las startups a eventos del programa para aumentar su visibilidad.

Proceso Y CRITERIOS DE SELECCIÓN

Cada administración pública definirá los objetivos de su convocatoria según sus necesidades específicas. Este proceso puede incluir estudios sectoriales o procesos de selección abiertos a través de los canales de GovTech LATAM o de la ciudad directamente. La metodología garantiza que los pilotos sirvan como espacios de aprendizaje mutuo: las startups mejoran sus productos en entornos reales, mientras que las administraciones públicas adquieren conocimientos sobre la implementación de nuevas tecnologías.

GovTech LATAM ofrece guías y modelos generales para apoyar a las municipalidades en la definición de sus parámetros de selección. Los criterios de evaluación serán diseñados por cada ciudad participante en función de sus necesidades y prioridades específicas, lo que asegura que los criterios sean relevantes y adaptados a cada contexto.

‍La fecha límite para recibir la respuesta a la propuesta es:

14/4/24

Si tienes dudas sobre el reto o el proceso, puedes enviar un mensaje a través del formulario de contacto.

GovTech LATAM revisará las soluciones recibidas y las presentará a la municipalidad en forma de catálogo para que ésta pueda continuar con el proceso.

Equipo

Este reto está esponsorizado por

Dirección de Sustentabilidad e Innovación

Convertir el territorio comunal en laboratorio público, convocando startups de alto potencial vía Desafíos de Innovación Abierta para establecer modelos sostenibles replicables en Gobiernos Locales u políticas del Gobierno

Leer más sobre el municipio

Diego Larraín
‍Director HUB Municipalidad de Vitacura | DSI

Iván Jorquera
‍Encargado de Innovación | DSI

Isabel Gigoux
‍Coordinadora de Proyectos de Innovación | DSI

Ariel Mora
‍Departamento de Adquisiciones y Abastecimiento | DAF

Felipe Vidal
‍Asesoría Financiera | SECPLA

Bernardita Cardemil
Administración Municipal

Miguel Ramos
Departamento de Proyectos | Dirección de Informática

Daniela Carrasco
Dirección de Asesoría Jurídica | DAJ

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Estado del reto:

Piloto en marcha

Fecha de publicación:

15/2/2024

Fecha límite de propuestas:

14/4/2024

Municipalidad

Municipalidad de Vitacura

Empresa seleccionada:

UNIBOX

Fecha fin del trabajo del reto:

Fecha de inicio del piloto:

Fecha del fin del piloto:

Fecha de publicación de la evaluación:

18/10/2024

NUESTRO PROPÓSITO

GovTech LATAM, un programa de BID Lab, el laboratorio de innovación del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), es una plataforma de innovación abierta que conecta soluciones tecnológicas con los desafíos de los municipios latinoamericanos. Su misión se alinea con la visión de BID Lab de empoderar a las poblaciones vulnerables y activar motores de crecimiento inclusivo y sostenible en América Latina y el Caribe. El programa, desarrollado en estrecha colaboración con la Red de Ciudades del BID y el IE PublicTech Lab, un centro especializado del Instituto de Empresa con conocimientos en transformación digital pública y la creación de ecosistemas GovTech, tiene como objetivo principal acercar soluciones tecnológicas innovadoras a los problemas urgentes de la región mediante la implementación de pilotos pagos.

GovTech LATAM se enfoca en áreas clave como: gestión operativa inteligente, mejorando la eficiencia de los procesos internos; infraestructura digital, facilitando la interoperabilidad de sistemas; calidad institucional, fomentando la participación ciudadana y el gobierno abierto; y provisión de servicios, mejorando la experiencia ciudadana en la entrega de servicios públicos.

Se espera que las soluciones que se prueben en los pilotos tengan tracción en el mercado, lo que garantiza que las startups involucradas ofrezcan una experiencia sólida y soluciones probadas, incrementando la probabilidad de escalabilidad y sostenibilidad de las tecnologías más allá de los pilotos iniciales.

El programa busca fortalecer la conexión entre el sector público y las startups tecnológicas, promoviendo la transformación digital y la creación de capacidades a largo plazo en las administraciones públicas.