En la Municipalidad de Vitacura, el área de compras a cargo del «Departamento de Adquisiciones y Abastecimiento» gestiona los requerimientos de adquisición de productos o servicios, a través de formulario físico de nombre Pedido de Términos de Referencia (PTR). Este proceso de adquisiciones enfrenta desafíos sustanciales en el caso de las compras públicas menores a 100 UTM relacionados con la eficiencia, transparencia y trazabilidad en la contratación de proveedores. Asimismo, existen problemas de estandarización, ya que se encuentra disponible en www.mercadopublico.cl un formulario digital para generar procesos de compras públicas de este tipo (L1) que en la actualidad no está siendo utilizado, justificado en que no agrega valor en la trazabilidad de la información.

El proceso de adquisiciones en la Municipalidad de Vitacura, para el caso de las compras públicas menores a 100 UTM, involucra la solicitud (PTR), validación, generar proceso (MP), evaluación de ofertas, revisión financiera, aprobación, adjudicación y generación de orden de compra, con la participación de ocho actores de cuatro unidades municipales. Sin embargo, el proceso al ejecutarse con documentos físicos presenta una ruta poco eficiente y con tiempos prolongados, por lo que las partes interesadas carecen de información respecto al estado de las solicitudes, la priorización de requerimientos y la asignación presupuestaria. Además, se observa un excesivo uso de papel, que, aunque genera confianza en las partes involucradas que deben realizar aprobaciones, se presenta como una oportunidad de mejora.

Con el objetivo de superar los desafíos actuales, la Municipalidad de Vitacura busca una solución innovadora apoyada en tecnologías de la información que permitan a todas las áreas involucradas conocer en tiempo real en qué parte del proceso está avanzando la solicitud de compra. Además, se busca la posibilidad de realizar aprobaciones del proceso de manera confiable y oportuna, atendiendo sobre todo a la descentralización de la información; a través de la parametrización de los distintos requerimientos correspondiente a la información ingresada por el solicitante y cotizador, así como la capacidad potencial de incorporar la factibilidad presupuestaria previamente al proceso de adjudicación, proporcionando claridad y eficiencia al proceso de compras menores de Vitacura.

Preguntas secundarias

• ¿Cómo podrían las partes involucradas en el proceso de compra y adquisiciones, específicamente para el caso de las licitaciones menores a 100 UTM, obtener un mecanismo que aprenda y permita parametrizar la información que maneja el requirente y el cotizador para generar licitaciones más eficientes?
• ¿Cómo podrían todas las áreas involucradas en el proceso de compra y adquisiciones obtener información en tiempo real sobre la fase actual de la solicitud, garantizando la estandarización de la información y los tiempos de respuesta?
• ¿Cómo se puede garantizar que las aprobaciones de proceso por cada actor involucrado sean realizadas de manera confiable y oportuna?
• ¿Cómo se podrían mantener actualizados y estandarizados los formatos municipales con los de Mercado Público para agilizar el proceso de contratación, específicamente en el caso de las compras pública menores a 100 UTM?
• ¿Cómo se podría implementar una solución digital intuitiva que permita simplificar el proceso de solicitud y adquisición de compras menores a 100 UTM, así como crear solicitudes de compra, con la generación automática de toda la documentación necesaria, incluyendo la licitación pública?

Beneficios para la startup GovTech

El ganador realizará un piloto pago de tres o cuatro meses.

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