_{GovTech LATAM, programa de BID Lab, el laboratorio de innovación del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), opera como una plataforma de innovación abierta. Su misión es acercar nuevas soluciones tecnológicas a los desafíos significativos que enfrentan los municipios participantes de Latinoamérica. A su vez se enmarca dentro de la misión BID Lab de empoderar a las poblaciones pobres y vulnerables y activar motores de crecimiento inclusivo y sostenible en América Latina y el Caribe (ALC). Este programa estratégico se lleva a cabo en estrecha asociación con la Red de Ciudades del BID y el IE PublicTech Lab, un centro especializado del Instituto de Empresa con conocimientos en transformación digital pública y la creación de ecosistemas GovTech.}

_{Autoras: Este caso GovTech ha sido creado por Valeria Restrepo y Jimena Aucique. La obra está protegida bajo una licencia de Creative Commons Attribution– ShareAlike 3.0 IGO (CC-BY-SA 3.0 IGO), con la excepción de las imágenes, que tienen derechos de autor como se acredita.}

_{¿Qué es un piloto GovTech?}

Un piloto GovTech es la aplicación de una solución tecnológica innovadora en un espacio real, pero controlado, para comprender las oportunidades e impactos de usar una tecnología en un contexto específico y para un reto en concreto.

Nuestra metodología busca:

• Que las administraciones públicas puedan conocer nuevas lógicas de trabajo ágil y colaborativo que usualmente las startups tienen.
• Que las startups tengan la oportunidad de probar, en un entorno público, soluciones con tracción en mercado.
• Identificar fortalezas y puntos críticos al probar soluciones para poder informar demandas futuras de tecnología a gran escala.

_{¿Cómo funciona nuestra metodología?}

Nuestra metodología explora con los equipos de la municipalidad las expectativas de cambio que tienen sobre la intervención de la startup en el reto que intentan resolver. Utilizamos herramientas colaborativas que convierten estas expectativas en objetivos con indicadores estratégicos acotados. El resultado del piloto no solo es evaluado desde la perspectiva funcional, es decir, si cumplió con los requisitos técnicos esperados; sino también desde el aprendizaje producido para la ciudad. Los aprendizajes son recabados en tres niveles:  operativo, cultural y de relacionamiento con actores de interés y se consolidan en este caso GovTech.

_{¿Qué actores estuvieron involucrados en el piloto?}

Durante los cuatro meses de duración del piloto, que transcurrieron del 1 de diciembre al 29 de marzo, participaron cinco equipos distintos y 10 personas. Por un lado, el equipo de la Secretaría de Innovación y Gobierno Abierto (SIGA) actuó como enlace entre los equipos de la Secretaría de Desarrollo Humano e Igualdad Sustantiva (SDHIS), la Secretaría de Desarrollo Económico (SEDEC) y la startup Gobierno Fácil. A lo largo del proceso piloto, el equipo de GovTech LATAM acompañó a la ciudad en todas las reuniones del piloto, registrando el progreso y generando reflexiones sobre los efectos de este proceso en la administración municipal. Es importante destacar que se contó no solo con la participación de áreas técnicas sino también con personal de áreas jurídicas y de adquisiciones para agilizar los trámites legales relacionados con la contratación del piloto.

_{¿Cuál era el reto que afrontaba la ciudad?}

El Municipio de Monterrey implementa programas y servicios para promover el bienestar y desarrollo de los ciudadanos. Estos programas abarcan áreas como la primera infancia, espacios escolares, acceso a servicios de salud, desarrollo cultural, práctica deportiva y recreación. Cada programa recopila una gran cantidad de datos, necesarios para su funcionamiento. El proceso comienza desde el registro inicial del beneficiario o beneficiaria y puede extenderse hasta actualizaciones posteriores al otorgamiento del servicio.

El Padrón de Beneficiarios es un conjunto de bases de datos que consolida información sobre las personas beneficiarias de los programas. El manejo actual del Padrón de Beneficiarios presenta varios desafíos como:

• Duplicidad de datos
• Dificultad en el rastreo de los servicios a los que accede cada beneficiario
• Carga administrativa alta dedicada a tareas operativas
• Información en silos y con diferentes formatos de recolección
• Actualización de los datos cada mes

A pesar de la existencia de soluciones digitales internas, éstas solo automatizan algunos procesos que no logran resolver por completo la problemática y limitan la capacidad de Monterrey de tener datos actualizados y en tiempo real para la toma de decisiones informadas.

Con el piloto, la ciudad de Monterrey, buscó empezar a garantizar la veracidad, homologación y centralización de la información en el Padrón de Beneficiarios, y así atender mejor las necesidades de la población de la ciudad.

_{¿Qué solución encontraron?}

La solución propuesta, Monterrey Beneficia, es una plataforma que abordan de manera integral el reto de gestionar eficientemente la información de los beneficiarios de los programas de la Secretaría de Desarrollo Humano e Igualdad Sustantiva (SDHIS) y la Secretaría de Desarrollo Económico (SEDEC) de Monterrey en tres puntos claves:

• Normalización de los datos. Ayuda a los funcionarios a facilitar tanto la carga de datos existentes como la captura de nueva información de beneficiarios y programas a través de una interfaz amigable. Esto normaliza y estandariza los datos, lo que los hace interoperables con sistemas estatales y federales, reduciendo así la complejidad y el tiempo necesario para gestionar la información.
• Acceso rápido y fácil a la información a través de una herramienta de consulta que permite el rastreo de los servicios prestados a cada beneficiario en tiempo real. Esto permite un seguimiento detallado de los beneficiarios y su historial en relación con los programas, lo que facilita la toma de decisiones informadas y la evaluación del impacto de los programas.
• Identificador único. La solución emplea la Clave Única de Registro de Población (CURP) como identificador único de los usuarios para prevenir la duplicación de registros en la base de datos municipal. Esto garantiza la integridad de los datos y evita la redundancia en la información, lo que a su vez mejora la eficiencia y la precisión de los procesos de gestión de beneficiarios.

_{¿Cuáles fueron los principales aprendizajes de este piloto?}

A Nivel operativo

• Mejoras en los flujos del proceso gracias a una comprensión profunda de las necesidades de los usuarios. A través de la colaboración con personal operativo, líderes de las áreas técnicas y el área de innovación municipal, Monterrey reconoció que es fundamental comprender exhaustivamente el problema desde diferentes perspectivas para informar la ruta y los pasos del servicio que se pretende intervenir y así determinar dónde la tecnología puede aportar mayores beneficios.
• Desarrollo y normalización de los datos como primer paso para una gestión más eficiente. Durante el piloto, se creo una estructura de datos unificada que sirviera para todas las áreas que cuentan con programas sociales, así como en la documentación colaborativa de las reglas de negocio para acceder a los servicios del Padrón. El equipo vio en el piloto una oportunidad para establecer los cimientos de una gestión más eficiente de los programas sociales en el municipio de Monterrey.
• La ciudad aprendió a mapear y digitalizar los flujos de los servicios sociales del Padrón de Beneficiarios mediante el cumplimiento de los objetivos del piloto: i) Digitalizar tres programas municipales en el padrón de beneficiarios; ii)Generar un identificador único que permita rastrear, gestionar e integrar a las personas beneficiarias a los programas a los que accedan y iii) Prevenir y evitar los duplicados de información de personas beneficiarias.

A Nivel organizacional

• Experimentación ágil para comprender ideas abstractas y ajustar rápidamente la solución. La startup entregó prototipos de papel (wireframes), visuales (mock ups) y funcionales (demos) que ayudaron a los equipos de la ciudad a entender como la solución se adaptaba a las necesidades identificadas. Agilmente se socializaron los puntos más preocupantes con usuarios y líderes del reto para entender si cumplía con sus expectativas y así ajustar la solución en tiempo real a través de herramientas colaborativas como telegram, google drive y github
• Priorización de diferentes casos de uso para maximizar el aprendizaje del piloto de cuatro meses. Teniendo en cuenta el tiempo de duración del piloto (cuatro meses), el equipo de la ciudad priorizó número de servicios que se ofrecen en los programas sociales de las áreas participantes. Acotar el alcance del piloto fue clave para probar la tecnología y comprender su valor en cada uno de los servicios.

En su relación con actores de interés

• El éxito de una solución tecnológica no lo determina únicamente la eficiencia de la solución, sino la capacidad de hacer que los usuarios realmente hagan uso de ella. Pilotar soluciones tecnológicas en las administraciones públicas latinoamericanas no es algo común, ya que puede generar confusión en los funcionarios públicos involucrados. Servidores de diversas áreas de la SDHIS y SEDEC enfrentaron dificultades para comprender el alcance y propósito del piloto de cuatro meses, esperando que éste resolviera completamente el problema del Padrón. Tanto Gobierno Fácil como el equipo SIGA reconocieron la importancia de mantener una comunicación abierta y fluida con los usuarios finales para reducir la frustración asociada al cambio en próximos procesos.
• Gestión del cambio a partir de las capacidades digitales de los usuarios. Cuanto menor sea la alfabetización tecnológica en los equipos, más difícil será adoptar nuevas herramientas y mayor será la resistencia. En Monterrey, los funcionarios públicos usan principalmente Excel para gestionar datos del padrón. Gobierno Fácil comprendió que la plataforma debía permitir la carga masiva de archivos Excel, facilitando la transición y reduciendo el temor a nuevas herramientas. Esta función también considera la posible falta de conexión a internet y recursos digitales en algunas áreas de servicios sociales de la ciudad.
• Articulación intra e interinstitucional para la mejora de servicios públicos y la entrada de nuevos proveedores innovadores al gobierno. Se reconoció la importancia de involucrar al área de adquisiciones de la ciudad desde el inicio del piloto. Durante el piloto, el equipo de Monterrey se encargó de informar regularmente al área de adquisiciones sobre el proceso de desarrollo del piloto. Esto facilitó la generación de la orden de compra y la ejecución del piloto en los cuatro meses de duración. El trabajo realizado por el equipo de Monterrey establece un precedente importante para la entrada de nuevos proveedores de soluciones tecnológicas a la ciudad.

_{¿Qué viene para Monterrey?}

1. Ampliar el alcance del piloto a más programas dentro de la SDHIS y SEDEC. Se planifica expandir el proyecto piloto para incluir una mayor variedad de servicios dentro de la Secretaría de Desarrollo Humano e Igualdad Sustantiva (SDHIS) y la Secretaría de Desarrollo Económico (SEDEC).
2. Socialización del caso dentro de la APM. Se llevará a cabo una campaña de socialización del caso dentro de la Administración Pública Municipal (APM). El objetivo es compartir los aprendizajes y resultados del piloto, fomentando una adopción más amplia y un entendimiento profundo entre los diferentes departamentos municipales.
3. Iniciativa de reforma del reglamento de Adquisiciones. Se impulsará una reforma del reglamento de Adquisiciones para dar a conocer y aprovechar un artículo de la ley que permite desarrollar procesos de pilotaje. Se busca socializar u homologar este artículo, facilitando la implementación de proyectos piloto y mejorando los procesos de adquisición municipales.
4. Uso de la metodología de innovación abierta de GovTech LATAM en la convocatoria de los premios SIGA.

Equipos participantes

Equipo de Monterrey

Secretaría de Innovación y Gobierno Abierto (SIGA)

Cintia Smith - Secretaria de Innovación y Gobierno Abierto
César Benjamín García Martínez - Director de Gobierno Digital
Mónica Medellín - Coordinadora de Transparencia Proactiva
Rodrigo Sebastian Cortez Madrigal - Coordinador de Ciencia de Datos
Jesús Emmanuel García Castro - Analista de Proyectos  
Irma González Aguirre - Coordinadora de Proyectos de Gobierno Digital

Secretaría de Desarrollo Humano e Igualdad Sustantiva (SDHIS)

Susana Dolores Gándara - Coordinadora de Planeación y Evaluación, Oficina de la Secretaría de Desarrollo Humano e Igualdad Sustantiva
Paloma Reyes Pérez - Coordinadora General, Oficina de la Secretaría de Desarrollo Humano e Igualdad Sustantiva
Stephanie Sánchez Barraza - Jefa de Vinculación,  Oficina de la Secretaría de Desarrollo Humano e Igualdad Sustantiva

Secretaría de Desarrollo Económico

Maribel Gonzales Calva - Analista de Turismo y Cultura.

Startup: Gobierno Fácil

Hugo Osorio -  Líder del equipo “Mago”
Boris Cuapio - Desarrollador
Carlos Osorio - Desarrollador
Argentina Velasco - Diseñadora

‍GovTech LATAM

Jimena Aucique - Líder de diseño y ciudades
Valeria Restrepo - Líder de conocimiento

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